Airtable
1. Qu'est-ce qu'Airtable?
Airtable est un service en ligne gratuit basé sur le cloud qui combine les fonctionnalités d’une feuille de calcul avec celles d’une base de données.
Il est assez facile de démarrer avec Airtable, mais si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités les plus avancées, cela vous prendra un certain temps.
2. Caractéristiques Airtable
Vous pouvez comparer Airtable avec Microsoft Excel: dans Airtable, vous avez des cellules, tout comme dans une feuille de calcul, mais vous ne pouvez pas configurer ces cellules individuellement.
La base d’Airtable sont les Bases (bases de données). Vous pouvez créer une Base pour des projets individuels. Une Base est une collection de Tables .
Les Tables sont comparables aux feuilles de calcul. Vous pouvez avoir plusieurs Tables dans 1 Base .
Les Views sont la manière dont vous souhaitez afficher les informations dans une Table particulière.
Vous pouvez appliquer plusieurs filtres, de sorte que vous puissiez présenter toutes les informations de ce Table joliment, et vous ne voyez que ce qui est pertinent.
Les lignes sont appelées Records.
Une colonne est un Field. Lorsque vous ajoutez un Field dans Airtable, vous devez sélectionner un certain type.
Il y en a 16. Cela peut être du texte brut, des nombres, des formules, une case à cocher, une date, une note, des codes-barres, etc.
Dans Airtable, tout fonctionne via le Type de Field. Toutes les cellules sous cette colonne sont du même type.
Une fonction intéressante d’Airtable est la liaison de certaines tables. Vous pouvez demander automatiquement des informations de Table 1 du Table 2.
Une autre fonctionnalité Airtable que vous voudrez peut-être utiliser est Forms, qui vous permet de créer des formulaires et de les envoyer à d’autres.
Lorsque quelqu’un remplit ce formulaire, les informations se retrouveront automatiquement dans la Base.
Airtable peut également être facilement intégré à d’autres services web, tels que Zapier, Asana, Google Docs, …
Si tout cela semble un peu écrasant, pas de problème. Airtable propose de nombreux modèles que vous pouvez utiliser gratuitement et ensuite adapter à vos besoins.
Ils ont également une version Pro payante, avec laquelle vous pouvez faire plus, mais ce n’est pas nécessaire en soi.
3. Pour quoi pouvez-vous utiliser Airtable?
Pour beaucoup! Au cours des dernières années, j’ai utilisé Airtable pour:
Base de données – collecte, filtrage et affichage de données.
Resource Tracker – vous pouvez verser tous vos revenus dans Table 1, vos dépenses dans Table 2, et les laisser travailler ensemble pour vous donner un bon aperçu de l’état de tous vos comptes dans Table 3. Ceci est très intéressant et clair si vous avez plusieurs sources de revenus, plusieurs comptes bancaires, travaillez avec plusieurs devises, etc.
Document de traduction – Table 1 était un aperçu d’un grand nombre d’articles en anglais, et tous les autres tableaux étaient des pays différents. Ces Tables étaient liés au Table 1, de sorte que lorsque vous avez ajouté un document au Table 1, il était automatiquement lié dans tous les autres Tables, avec un statut de traduction distinct. Dans Table 1, il y avait également un aperçu de tous les articles et de leur emplacement dans le processus de traduction pour toutes les autres langues.
Horloge dans : avec Airtable vous pouvez facilement suivre lorsque vos employés horloge et sortir, et de garder trace de combien d’heures quelqu’un a travaillé, combien de fois ils étaient en retard ou absents par mois (ou tout ce que vous voulez).
Salaire : Vous pouvez calculer automatiquement le salaire de vos employés en fonction de plusieurs facteurs.
Et ainsi de suite. Au total, j’avais mis en place quarante bases, toutes avec une fonction différente.
Vous pouvez faire beaucoup avec Airtable. Ce qui nous est utile, au vu des revenus passifs, c’est un Resource Tracker et une simple base de données.
Dans cet article, je vais vous montrer comment configurer vous-même une base de données simple, et dans le prochain article, je discuterai d’un outil de suivi des ressources.
4. Airtable comme base de données
Étape 1: Créez un compte Airtable gratuit
Accédez à https://airtable.com/ et cliquez sur Sign up, ou entrez votre adresse e-mail et Get started.
Passez par leur inscription facile et connectez-vous.
Étape 2: créer un Workspace et une Base
Maintenant vous êtes sur votre tableau de bord Airtable, vous pouvez facilement cliquer sur Add a workspace. Donnez-lui n’importe quel nom.
Cliquez maintenant sur Add a base.
Vous avez maintenant le choix de sélectionner un modèle, d’importer une feuille de calcul ou de partir de zéro.
La sélection d’un modèle peut être le meilleur choix pour les débutants, mais je vais vous montrer comment partir de zéro et configurer votre propre base de données Airtable, par exemple pour suivre et organiser vos contacts.
Cliquez sur Start from scratch.
Donnez un nom à votre Base et ouvrez-la.
Vous allez maintenant être présenté avec un Airtable-Table standard:
Sous Name, vous saisissez le nom de vos personnes de contact. Vous pouvez changer le nom de ce champ en Nom si vous préférez.
Vous pouvez supprimer Attachments en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, puis en Delete Field.
Vous pouvez conserver Status comme Type: Single Select , mais nous changerons le nom (en cliquant deux fois dessus) en Company. Vous pouvez supprimer les options par défaut ici et les remplacer par Personnel, Google, Microsoft et Apple. Cliquez sur Save.
Ajoutez un nouveau Field en cliquant sur le + à côté du Field de droite. Nommez-le Numéro et comme Type Phone Number .
Faites de même pour E-mail.
Maintenant, si vous ajoutez des contacts et remplissez les informations, vous verrez quelque chose comme ceci:
Ce n’est pas très clair, surtout si vous avez des centaines de contacts. Ce que vous pouvez faire maintenant, c’est cliquer sur Group et grouper par Company.
Vous pouvez maintenant rendre Company invisible en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en Hide Field.
Vous avez maintenant une bien meilleure vue d’ensemble de tous vos contacts. Si vous cherchez quelqu’un, vous pouvez simplement vous rendre dans l’entreprise et la développer.
Ce n’était qu’un exemple court et très simple de ce que vous pouvez faire avec Airtable.
Dans un article suivant, je vais créer un guide plus avancé, vous montrant comment configurer un outil de suivi des ressources afin que vous puissiez facilement suivre et afficher toutes vos sources de revenus, dépenses et comptes.
